Επαγγελματικό ταξίδι: Τα βήματα για να προετοιμαστείτε

Photo by Andrew Neel on Unsplash

Ετοιμάζεστε για ένα σημαντικό επαγγελματικό ταξίδι; Συγκεντρώσαμε σε αυτό το άρθρο τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσετε κατά την προετοιμασία του ταξιδιού για να μειώσετε το άγχος και να εξασφαλίσετε στο μέγιστο δυνατό την επιτυχία του!

 Από το πού θα μείνετε μέχρι τον εξοπλισμό που θα έχετε μαζί σας, κάθε βήμα μετράει.

1)      Κανονίστε όλες τις λεπτομέρειες του ταξιδιού νωρίτερα

Όταν ταξιδεύετε για επαγγελματικούς σκοπούς, ο χρόνος είναι περιορισμένος. Για αυτόν το λόγο, είναι πολύ σημαντικό να έχετε οργανώσει ό,τι αφορά στο ταξίδι σας (διαμονή, μετακινήσεις από και προς τη συνάντηση, επαγγελματικό δείπνο, λοιπές μετακινήσεις κ.α. ) από πριν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει όλες τις απαραίτητες κρατήσεις σε εισιτήρια, εστιατόρια, ακόμα και ταξί, αν είναι εφικτό, από πριν. Μην ξεχνάτε πάντα να συμβουλεύεστε την πολιτική της εταιρίας σας σχετικά με το ποια έξοδα καλύπτονται και με ποιόν τρόπο, αλλά και να μάθετε αν υπάρχουν τυχόν προτάσεις από ανωτέρους ή συναδέλφους σε σχέση με το που να μείνετε κ.λπ.

2)      Επιλέξτε προσεκτικά τον τόπο διαμονής σας

Το πού θα επιλέξετε να μείνετε θα καθορίσει σε μεγάλο βαθμό το πόσο εύκολα ή δύσκολα θα καταφέρετε να μείνετε συνεπείς σε όλα σας τα ραντεβού, για αυτό επιλέξτε προσεκτικά τη διαμονή σας. Η τιμή, σε σχέση πάντα και με το budget που δίνει η εταιρία σας, είναι σίγουρα ένα πολύ σημαντικό κριτήριο. Εφόσον καλύπτεται το budget, το δεύτερο κριτήριο που θα πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η απόσταση του ξενοδοχείου σε σχέση με τις συναντήσεις που συμπεριλαμβάνονται στην επαγγελματική σας ατζέντα. Μην ξεχνάτε ότι, όταν το ταξίδι είναι επαγγελματικό, τα κριτήρια επιλογής τόπου διαμονής διαφοροποιούνται κατά πολύ απ’ ότι όταν επισκέπτεστε ένα μέρος για λόγους αναψυχής. Φροντίστε να αποφύγετε άσκοπες αποστάσεις που θα σας κουράσουν και θα σας αποδιοργανώσουν και κάντε μία στρατηγική επιλογή σε σχέση με το πρόγραμμά σας.

Επιπλέον, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα ξενοδοχείο που να δέχεται συχνά πελάτες που ταξιδεύουν για επαγγελματικούς λόγους, ιδανικά να είναι περισσότερο προσανατολισμένο σε αυτούς τους πελάτες ή να συνηθίζει να φιλοξενεί συνέδρια, σεμινάρια κ.λπ. Ο λόγος είναι ότι μία τέτοια επιλογή θα σας εξασφαλίσει σε μεγαλύτερο βαθμό τις παροχές που θα χρειαστείτε όπως γραφείο στο δωμάτιο σας, καλή σύνδεση στο internet, ασφαλές μέρος για το laptop και τα έγγραφά σας, καθαριστήριο και σιδέρωμα για την γκαρνταρόμπα σας, αλλά και άλλες παροχές που συνδέονται με την χαλάρωσή σας όπως γυμναστήριο ή σπα.

Photo by Cloris Ying on Unsplash

3)      Δημιουργήστε πρόγραμμα/ατζέντα για το ταξίδι σας

Όταν ταξιδεύετε για επαγγελματικούς σκοπούς, η δημιουργία ατζέντας είναι απαραίτητη. Καταγράψτε όλα σας τα ραντεβού, τις ακριβείς ώρες, τις διευθύνσεις και τα άτομα τα οποία θα συναντήσετε. Καταγράψτε, επίσης, τον σκοπό κάθε ραντεβού και τι θα χρειαστεί να έχετε μαζί σας.

Καλό θα ήταν να κρατήσετε την ατζέντα του ταξιδιού σας τόσο σε φυσικό, όσο και σε ηλεκτρονικό αντίγραφο.

4)      Κάντε έρευνα για τον προορισμό σας

Ένα ακόμη σημαντικό βήμα που πρέπει να ακολουθήσετε πριν ξεκινήσετε για ένα επαγγελματικό ταξίδι είναι η έρευνα σχετικά με τον προορισμό σας, αλλά και σχετικά με τους πελάτες/συνεργάτες που πρόκειται να συναντήσετε. Μάθετε για τυχόν διαφοροποιήσεις στο dress code στον προορισμό που επισκέπτεστε, για τον καιρό, αλλά και για διαφορές κουλτούρας, αν ταξιδεύετε στο εξωτερικό. Κατά τη διάρκεια της έρευνάς σας είναι μία καλή ευκαιρία να εξερευνήσετε και τις διαθέσιμες επιλογές σας για το τι θα θέλατε να κάνετε στον ελεύθερο χρόνο σας, καθώς λίγος χρόνος χαλάρωσης θα σας βοηθήσει μεταξύ άλλων και στο να είστε πιο αποδοτικοί.

5)      Επιλέξτε την κατάλληλη αποσκευή και οργανωθείτε

Ο φορητός σας υπολογιστής, φορτιστές, λοιπός επαγγελματικός ηλεκτρονικός εξοπλισμός και φυσικά τα επαγγελματικά σας έγγραφα είναι προτεραιότητά σας να μπουν στην αποσκευή σας. Οργανώστε σε φακέλους και μικρά νεσεσέρ ώστε να ξέρετε πάντα που βρίσκονται.

Φροντίστε να επιλέξετε μία αποσκευή που να προστατεύει καλά το φορητό σας υπολογιστή, πιθανά με ειδική θήκη, κάποια επένδυση και προστασία απέναντι στη βροχή. Οι περισσότερες εταιρίες καλύπτουν στα έξοδα ταξιδίου βαλίτσα ή άλλη αποσκευή στο μέγεθος της καμπίνας, οπότε είναι σημαντικό να το λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε τον επιλέγετε τον εξοπλισμό σας.